IOD na wynajem

Profesjonalny IOD bez kosztów etatu.

Pełnimy funkcję Inspektora Ochrony Danych dla firm i organizacji, które potrzebują kompetentnej obsługi RODO bez stałych kosztów osobowych. Funkcja IOD jest zgłaszana do UODO, prowadzona zgodnie z art. 37-39 RODO i wykonywana z zachowaniem niezależności wymaganej przez przepisy.

Niezależność i odpowiedzialność

Działamy z niezależnością wymaganą przez art. 38 RODO. Każdy klient ma dedykowanego IOD z formalnym zgłoszeniem do UODO oraz udokumentowaną ścieżką eskalacji do zarządu.

Model fractional

Dostępność godzinowa lub abonament miesięczny. Płacisz za realny zakres pracy, nie za etat. Skalowalność w obie strony — gdy rośniesz, rośnie zaangażowanie IOD.

Wsparcie prawne w pakiecie

Nasi IOD pracują razem z kancelarią prawną partnera. Dzięki temu każda sprawa wymagająca interpretacji prawnej jest obsługiwana w jednym procesie, bez konieczności szukania zewnętrznego prawnika.

Zakres obsługi

Co dokładnie robimy jako Twój zewnętrzny IOD.

Zakres jest sformalizowany w umowie i podlega rocznemu rozliczeniu przed zarządem klienta. Standardowy pakiet zawiera obowiązki wynikające z art. 39 RODO.

Audyt i dokumentacja

• Audyt wejściowy: ROPA, polityki, retencja, ryzyka.
• Aktualizacja Polityki Prywatności i klauzul informacyjnych.
• Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania.
• Rejestr naruszeń ochrony danych.

Obsługa praw podmiotów danych

• Wnioski o dostęp, sprostowanie, usunięcie (art. 15-22).
• Weryfikacja tożsamości i ocena legalności żądania.
• Pisemna odpowiedź w terminie 30 dni.
• Pouczenie o prawie skargi do UODO.

Incydenty i naruszenia

• Klasyfikacja naruszenia i decyzja o notyfikacji.
• Notyfikacja UODO w 72 godziny (art. 33).
• Komunikacja z podmiotami danych (art. 34).
• Post-mortem i plan działań naprawczych.

Compliance i raportowanie

• DPIA dla nowych procesów wysokiego ryzyka.
• Weryfikacja umów powierzenia (art. 28 RODO).
• Kontakt z UODO w imieniu klienta.
• Roczny raport zgodności do zarządu klienta.

Jak rozpoczynamy współpracę

01 Diagnoza

Kwalifikacja

Wywiad o skali przetwarzania, branży i wymaganiach. Dobór modelu (subskrypcja lub projekt).

02 Umowa

Onboarding

Podpisanie umowy, klauzula niezależności, wyznaczenie konkretnej osoby pełniącej funkcję IOD.

03 UODO

Zgłoszenie

Formalne zgłoszenie IOD do UODO w 14 dni od wyznaczenia (per art. 37 ust. 7 RODO).

04 Praca

Stała obsługa

Bieżące doradztwo, incydenty, audyt roczny, raport do zarządu. Dostępność per umowa.

Niezależność i odpowiedzialność osobista

Dlaczego niezależność IOD jest dla nas nie do podważenia

Funkcja IOD ma sens tylko wtedy, gdy IOD może bez konsekwencji powiedzieć zarządowi „tego nie robimy". W praktyce oznacza to, że nasz IOD nie odpowiada operacyjnie za obszary, które miałby później kontrolować. Mamy odrębną politykę konfliktu interesów oraz limity liczby mandatów per IOD, żeby zachować jakość obsługi.

Wewnętrznie nasz portal compliance (governance.insignis.tech) rejestruje każdą decyzję IOD z timestamp i autorem, co tworzy trwały ślad audytowy dla klienta i regulatora.

Art. 38 ust. 3 RODOBrak instrukcji co do wykonywania zadań IOD.
Art. 38 ust. 6 RODOOchrona przed zwolnieniem za wykonywanie zadań.
Conflict of interest policyMamy ją na piśmie i udostępniamy klientowi.
Limit mandatówKażdy IOD ma maksymalną liczbę klientów, żeby utrzymać jakość obsługi.

Dla kogo

Komu pomaga model IOD na wynajem.

Podmioty medyczne

Przychodnie, gabinety, centra rehabilitacji. Dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO) wymagają IOD obligatoryjnie.

Pośrednicy ubezpieczeniowi

Agenci, multiagenci, brokerzy. Dane klientów + KYC/AML + wymagania KNF. Model fractional pasuje do skali biura.

Kancelarie i firmy doradcze

Tajemnica zawodowa + RODO + retencje per branża. IOD koordynuje compliance między obszarami.

Organizacje członkowskie i NGO

Bazy członkowskie, fundraising, eventy. Mała skala finansowa, ale duża skala danych — model fractional w sam raz.

Firmy IT i SaaS

Procesory danych dla wielu klientów. IOD pomaga ustawić obowiązki art. 28 i odpowiedzialność wobec kontrahentów B2B.

Firmy rosnące 10-50 osób

Etap, gdzie etatowy IOD jest jeszcze nieuzasadniony kosztowo, ale wymagania regulacyjne już są realne.

Najczęstsze pytania

Zanim zapytasz.

Czy mój IOD jest tą samą osobą każdego dnia?: Tak. Każdy klient ma dedykowanego IOD wyznaczonego imiennie w umowie i zgłoszonego do UODO. W razie urlopu / nieobecności obowiązuje sformalizowana procedura zastępstwa z drugą osobą, która została wcześniej zapoznana z dokumentacją klienta.
Czy IOD odpowiada osobiście za naruszenia?: IOD pełni funkcję doradczą i kontrolną zgodnie z art. 39 RODO. Administratorem danych pozostaje klient i to on ponosi odpowiedzialność wobec UODO. Nasz IOD ma jednak własne OC zawodowe pokrywające ryzyka wynikające z błędów w pełnieniu funkcji.
Jak wygląda zakończenie współpracy?: W terminie wypowiedzenia (zwykle 30-90 dni) przekazujemy całość dokumentacji RODO klientowi: ROPA, rejestr naruszeń, polityki, raporty z incydentów. Zgłaszamy zmianę IOD do UODO. Klient nie pozostaje z luką w obsadzie funkcji.
Czy obsługujecie firmy spoza Polski?: Obecnie obsługujemy klientów z siedzibą w Polsce oraz polskie oddziały podmiotów zagranicznych. Pełnienie funkcji IOD wymaga znajomości polskiej praktyki UODO, dlatego nie pracujemy z podmiotami operującymi wyłącznie poza Polską.

Potrzebujesz IOD, ale nie etatu?

Umów rozmowę kwalifikacyjną. Po 30 minutach wiemy, czy model fractional pasuje do skali Twojej organizacji i jaki zakres obsługi byłby adekwatny.

Zobacz też szkolenia RODO